Toepassing erkend en voorgeschreven
De afgelopen jaren is het besef gegroeid dat beleidsrisico’s beperkt kunnen worden door rekening te houden met onzekerheden en door flexibiliteit in te bouwen in de investeringsprogramma’s en beleidsuitvoering. Flexibiliteit heeft waarde. Een adaptieve aanpak is sinds eind 2016 in de Spelregels MIRT opgenomen. De aanpak is verplicht voor alle projecten in het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT) wanneer onzekerheden impact hebben op de voorkeursstrategie of de uitvoering meer dan 10 jaar na de voorkeursbeslissing plaatsvindt.
De meerwaarde is daarmee erkend, niet alleen voor waterveiligheid- en zoetwatervraagstukken zoals in het Deltaprogramma maar voor alle grotere investeringen in infrastructuur, ruimte en transport.
Verankering van de aanpak
In de praktijk is het echter nog geen gemeengoed. Er zijn nog relatief weinig voorbeelden waarbij een adaptieve aanpak daadwerkelijk volledig en actief wordt gevolgd. Daarvoor is meer nodig dan het uitdragen van de methode en het delen van best practices. Belangrijk is dat de methode ook procesmatig steviger wordt verankerd.
Procesaanpassingen
Adaptief programmeren heeft overeenkomsten met projectmatig werken, risicomanagement, scenario denken en omgevingsmanagement. Gemiddeld ligt er meer focus op onzekerheden en een integrale aanpak over thema’s en schaalniveaus. Echt nieuw is het betrekken van de factor tijd en flexibiliteit in de analyse. Er wordt vooraf actiever stilgestaan bij gebeurtenissen en uitkomsten in verschillende situaties en op het handelingsperspectief. Dit met als doel de kans op een gunstigere uitkomst bewust te vergroten.
Deze nieuwe aspecten hebben consequenties. Je maakt de scope en complexiteit van het vraagstuk groter. Dit stelt eisen aan het benodigde abstractieniveau van betrokkenen, de governance, de financiering, de samenwerking en bestuurlijke borging. Afwegingen moeten plaatsvinden tussen maatregelen op korte en lange termijn, tussen verschillende sectoren en schaalniveaus. Gebruik vraagt daarom procesaanpassingen. We noemen er vijf:
Beleg het opdrachtgeverschap duidelijk en reken af op de adaptieve resultaten
Hoewel de noodzaak om adaptief te programmeren in diverse adviezen en spelregels is vastgelegd, is er geen duidelijke eigenaar aan te wijzen. Er is geen opdrachtgever die de toepassing afdwingt en die controleert of projecten en programma’s zich op dit gebied aan de afgesproken spelregels houden. De kennisontwikkeling is evenmin formeel belegd. Dit is essentieel voor de verdere uitrol. Project- en programmaleiders zouden in de opdrachtbrief opdracht moeten krijgen te onderzoeken of adaptief programmeren meerwaarde heeft. En indien dit het geval is, bij het presenteren van resultaten aan te tonen dat de aanpak is gevolgd. Het ontbreekt aan een formele meetlat. Wat zijn minimumnormen om het predicaat adaptief beleid of programma te krijgen? Er lijken geen consequenties te zijn als men niet adaptief aan de slag gaat. Bij beperkte tijd en middelen sneuvelt dan nog te vaak de ambitie.
Ontschot geld en organisaties
De ontwikkeling van een infrafonds naar een mobiliteitsfonds (per 2030) zonder sectorale schotten, helpt bij het toepassen van een adaptieve programmering maar zou verder doorontwikkeld kunnen worden om bijvoorbeeld ook de uitruil tussen nieuwbouw en beheer en onderhoud eenvoudiger te maken, reserveringen te maken voor nog nader te programmeren maatregelen en aan organisaties toe te wijzen gelden en verantwoordelijkheden. Zo niet dan blijven de bestaande schotten belemmeren dat maatschappelijk optimale resultaten worden gerealiseerd.
Ontwikkel governance en borging van afspraken
De mogelijkheid van bijsturing van een ontwikkelpad is een cruciaal aspect van adaptief programmeren. Je wilt echter geen inconsistent en inefficiënt jojobeleid mogelijk maken. Door veranderingen in samenstelling van teams of bestuur kunnen focus en persoonlijke ambities gedurende een traject veranderen. Om de continuïteit te borgen zouden gemaakte afspraken met betrekking tot het ontwikkelpad daarom vastgelegd moeten worden in ‘commitment packages’. Die afspraken moeten een langere houdbaarheidsdatum hebben dan de doorlooptijd van het programma en/of de zittingstermijn van bestuurders.
Ook na het opheffen van het projectteam of programmateam moet één partij verantwoordelijk zijn voor monitoring en signalering. Is bijsturing van een adaptieve voorkeursstrategie nodig om het langetermijndoel te bereiken? Deze partij moet de positie hebben om de bijsturing daadwerkelijk te gaan organiseren. Borging in een staande organisatie is van groot belang. Tot nog toe zien we vaak dat deze taken niet belegd zijn als een team wordt ontbonden. Het monitoren en bijsturen komt dan niet van de grond.
Pas clustering aan van opgaven en overleg
Adaptief beleid geeft vooral veel mogelijkheden bij gebiedsgewijs werken met samenhangende thema’s, waarbij de samenhang en afhankelijkheden tussen de regio’s en van andere thema’s niet vergeten mogen worden. Dit vraagt vaak om een aangepaste clustering. De vier gebiedsgerichte bereikbaarheidsprogramma’s sluiten hier goed bij aan: Samen Bouwen aan Bereikbaarheid, (metropoolregio Amsterdam), MoVe (metropoolregio Rotterdam-Den Haag), U NED (Metropoolregio Utrecht) en Goederenvervoercorridors Oost en Zuidoost. Hier ontstaan de eerste adaptieve ontwikkelstrategien (zie o.a. MoVe). Ze dekken echter lang niet alle regio’s en projecten af.
Voor projecten die nu niet binnen een dergelijk programma vallen, kan een vergelijkbare inbedding ook relevant zijn. Projecten die wel binnen het gebied vallen, maar (nog) niet binnen de thematische scope, kennen ook afhankelijkheden en bieden koppelkansen. Cruciaal voor succes is de juiste samenhang in opgaven en het kunnen organiseren van stakeholders in relatie tot de doelen. Echt integrale oplossingen zijn alleen mogelijk bij betrokkenheid van alle relevante disciplines.
Zorg voor een gedragen en gezamenlijk bestuurlijk doel
Als je raak wilt schieten, moet je weten wat je doel is. Het vinden van een gezamenlijk doel, gedragen en doorleefd door alle betrokken partijen is dan ook één van de belangrijkste succesfactoren voor een adaptief programma. Komen tot een concreet en meetbaar doel gaat niet vanzelf. Het vraagt tijd en inspanning. De eerdergenoemde ‘commitment packages’, die doelen en afspraken van stakeholders met elkaar verbinden kunnen een rol spelen in de vastlegging. Ook het aanstellen van een ambassadeur of coördinator per programma kan in de praktijk toegevoegde waarde hebben. Vanuit een onafhankelijke positie werkt deze met de verschillende bestuurders en stakeholders aan de concretisering van het gezamenlijke doel voordat met het programmeren wordt gestart.
Hoe beter het gemeenschappelijke doel en de individuele doelen vooraf worden doorgesproken, hoe sneller het vervolg gaat. Dit pleit voor een fase 0 voorafgaand aan een adaptief programma of project. Klopt de scope? Zitten de juiste personen aan tafel en staan we achter een gemeenschappelijk doel?
Stratelligence
Stratelligence stond aan de wieg van het adaptief programmeren en heeft diverse klanten en sectoren geholpen bij het vinden van de optimale adaptieve strategie. Ook meer halen uit een adaptieve aanpak? Neem gerust contact op.
“It does not matter how slowly you go as long as you do not stop” (Confucius)
